Penyelenggara Acara (EO) adalah organisasi yang beranggotakan sekelompok orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan acara. Mulai dari perencanaan hingga akhir acara, fungsi dan perannya masing-masing.
Agar acara dapat berjalan dengan lancar dan berhasil diselesaikan, EO harus memiliki personel yang dapat menjalankan tugas di dalam bagian kerja sebuah organisasi.
Dalam kaitannya dengan EO sebagai sebuah perusahaan, struktur organisasi perusahaan tidak berbeda dengan organisasi bisnis lainnya.
Organisasi lain termasuk direktur dan manajer yang membawahi setiap departemen, seperti pemasaran, administrasi, keuangan, tim kreatif, bisnis, personalia, produksi, dll.
Namun, ketika berbicara tentang EO dalam sebuah proyek organisasi acara, struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan proyek.
Akan ada struktur organisasi yang berbeda antara satu acara dengan acara lainnya. Berikut beberapa fungsi yang biasanya terdapat dalam sebuah acara atau event :
- Project officer/ Event Manager
Project officer merupakan salah satu jabatan yang bertugas untuk memimpin keberlangsungan acara. Project officer Bertanggung jawab atas kelancaran dan kesuksesan acara. Dari awal perencanaan acara hingga akhir acara.
- Field Officer
Field Officer menangani persiapan tempat, promosi, perizinan dan keamanan, konsumsi, pembelian peralatan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya.
- Tallent Officer
Tallent Officer menangani negosiasi waktu dan remunerasi, menangani pekerjaan yang berkaitan dengan bakat / artis / performer. Serta memenuhi nota kesepahaman seniman di bidang pertunjukan, transportasi, konsumsi, akomodasi dan aspek lainnya.
- Show Director
Dari sudut pandang artistik dan kenyamanan penonton, show director bertanggung jawab atas kualitas pertunjukan. Biasanya, show director akan memiliki tim yang terdiri dari direktur seni, manajer panggung, teknisi suara, teknisi pencahayaan, penjaga keamanan, dan runner.
- Art Director
Art Director biasanya Bertanggung jawab terhadap aspek artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek terkait estetika lainnya.
- Stage Manager
Stage Manager Bertanggung jawab atas kelancaran acara. Stage Manager akan menyesuaikan penampilan talents sesuai dengan waktu berdasarkan rundown acara dan mengontrol waktu penampilan.
Contoh di atas adalah beberapa fungsi di Event Organizer yang biasanya disertakan dalam acara. Namun, dalam beberapa kasus, fungsi di atas mungkin dihilangkan karena pekerjaan dapat ditangani oleh fungsi lain.
